Privacybeleid

 

Laatst gewijzigd: januari 2026

The Digital Roots gevestigd in Málaga (Spanje) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacybeleid.

 

Contactgegevens

The Digital Roots
Eigenaresse: Sanne van der Maat
Website: www.thedigitalroots.nl
E-mailadres: info@thedigitalroots.nl
VAT: ESY8040592J

 

Artikel 1 - Toepassing

Dit privacybeleid is van toepassing op alle (potentiële) klanten van The Digital Roots.

The Digital Roots respecteert de privacy van haar klanten en gaat vertrouwelijk om met persoonlijke informatie en de verwerking hiervan.

Op grond van de AVG wordt The Digital Roots aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Daarom vind je in dit privacybeleid terug welke persoonsgegevens zij verwerken en wat zij met deze persoonsgegevens doen.

Wanneer je gebruik wilt maken van de dienstverlening van The Digital Roots vraagt je om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden opgeslagen in het systeem en gebruikt om de afgesproken ondersteuning en administratieve diensten voor jouw organisatie te kunnen uitvoeren.

Jouw persoonsgegevens kunnen door ons worden gebruikt om je te informeren over onze diensten of aanvullende ondersteuningsmogelijkheden. Dit gebeurt uitsluitend wanneer jij hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven.

Jouw persoonsgegevens worden alleen gebruikt door The Digital Roots. Wij verstrekken jouw persoonsgegevens niet aan derden zonder jouw toestemming, tenzij wij daartoe verplicht zijn op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak, of als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen jou en The Digital Roots.

Artikel 2  - Persoonsgegevens die worden verwerkt

The Digital Roots verwerkt de volgende persoonsgegevens:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer;
• Bedrijfsgegevens (zakelijk): bedrijfsnaam, factuuradres, KvK-nummer, IP-adres;
• Betaalgegevens: factuurgegevens, betaalstatus;
• Communicatiegegevens: berichten via e-mail, WhatsApp of ander contact;
• Klantnotities: aantekeningen en opmerkingen die in het kader van de dienstverlening worden vastgelegd.

The Digital Roots verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, behalve wanneer hiervoor nadrukkelijk toestemming is gegeven.

Artikel 3  - Doel van gegevensverwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doelen:

• Het leveren van de afgesproken diensten, zoals brand- en webdesign, technische, grafische en administratieve VA-diensten;
• Het afhandelen van betalingen en facturering;
• Het onderhouden van communicatie met klanten, inclusief het beantwoorden van vragen en het bieden van ondersteuning;
• Het verbeteren van onze dienstverlening en het opstellen van klantnotities voor een efficiëntere service;
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals belasting- en administratievereisten.

Artikel 4  - Grondslag

The Digital Roots verwerken de persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

Grondslag 1 - Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst

The Digital Roots verwerkt persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de met jou gesloten overeenkomst. Het doel van de overeenkomst is niet gericht op het verwerken van jouw persoonsgegevens, maar heeft een ander doel; namelijk het leveren van brand- en webdesign diensten, technische, grafische en administratieve VA-diensten.

Grondslag 2 – Nieuwsbrief en gratis weggever

The Digital Roots verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van jouw expliciete toestemming. Via opt-in formulieren op de websites verzamel ik e-mailadressen voor het versturen van nieuwsbrieven en/of gratis weggevers.

Bij inschrijving worden alleen een voornaam (optioneel) en e-mailadres verwerkt. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van e-mailmarketingsoftware zoals MailerLite, Mailblue of Mailchimp. Iedere mailing bevat een afmeldmogelijkheid, waarmee je jouw toestemming op elk moment kunt intrekken.

Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om jouw persoonsgegevens in te zien, te veranderen, of te verwijderen. Hier komen wij hieronder op terug.

Artikel 5  - Gegevensverwerking

Jouw persoonsgegevens en de daarmee gepaard gaande privacy worden met de grootst mogelijke zorgzaamheid verzameld, verwerkt en, slechts indien nodig, bewaard.

Jouw persoonsgegevens worden door The Digital Roots verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten.

Artikel 6  - bewaartermijn

The Digital Roots voldoen alle aan de bewaartermijnen die gesteld worden voor de verwerking van de persoonsgegevens. Wij bewaren jouw persoonsgegevens zolang als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de dienstverlening, echter maximaal tot 3 jaar na het afronden van de betreffende dienstverlening.

Artikel 7  - Delen van persoonsgegevens met derden

The Digital Roots verkoopt nooit gegevens aan derden. Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld als dit noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering of uitvoering van de overeenkomst. Dit gebeurt met:

• E-mailprovider (communicatie)
• Hostingprovider
• Boekhoudsysteem (administratie)
• WhatsApp (Meta) – voor klantcontact
• Zoom of soortgelijke videodienst – voor online sessies
• Webhosting partij – alleen technische hosting

Artikel 8  - Cookies of vergelijkbare technieken

Op de website van The Digital Roots wordt algemene bezoekgegevens bijgehouden. Dit doen zij voor statische doeleinden om het gebruik van onze website zo makkelijk mogelijk te maken. Deze gegevens anonimiseren zij zoveel mogelijk en deze gegevens worden niet aan derden verstrekt.

The Digital Roots gebruikt Google Analytics om bij te houden hoe onze website gebruik wordt.

De verkregen informatie wordt door Google opgeslagen op haar servers. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Zij hebben hier geen invloed op en aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele schade die hieruit voortvloeit, voor zover wettelijk toegestaan.

Op deze site zijn knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken. In het privacybeleid van de betreffende bedrijven kun je zien hoe zij met jouw persoonsgegevens omgaan.

Deze verklaring is alleen van toepassing op de dienstverlening van The Digital Roots. Zij kunnen deze privacybeleid aanpassen. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd.

Artikel 9  - Gegevensbeveiliging

The Digital Roots neemt passende maatregelen om misbruik, onbevoegde toegang, verlies en ongewenste openbaarmaking te voorkomen. Apparaten zijn beveiligd met wachtwoorden en accounts zijn beschermd met tweestapsverificatie waar mogelijk.

Artikel 10  - Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

-        Recht op inzage;
-        Recht op rectificatie en aanvulling;
-        Recht op vergetelheid;
-        Recht op beperking van de verwerking;
-        Recht van bezwaar

The Digital Roots heeft een procedure opgesteld voor het geval dat je verzoekt om een jou toekomend recht uit te oefenen. Wanneer je gebruikt wilt maken van één van de hierboven genoemde rechten, dan kun je dit aangeven door een e-mail te sturen naar info@thedigitalroots.nl. Zij zullen dan binnen maximaal 14 dagen reageren.

Artikel 11  - Wijzigen

The Digital Roots behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. De meest recente versie, inclusief de maand en het jaar van de laatste herziening, is te vinden op www.thedigitalroots.nl.

Artikel 12  - Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. De rechtbank Rotterdam is exclusief bevoegd bij eventuele geschillen omtrent deze voorwaarden, behoudens wanneer hierop een wettelijke uitzondering van toepassing is.